Quelle est la valeur ajoutée d’une agence ?
Camille Papin, traductrice indépendante : « Le chinois fait partie de mes langues de travail et je suis convaincue que pour cette langue, la valeur ajoutée de certaines agences est très réduite. Il s’agit en effet d’une langue que les entreprises francophones ne maîtrisent généralement pas en interne, et les documents à traduire sont souvent des fichiers un peu difficiles à manipuler : d’après mon expérience, c’est souvent moi qui m’occupe du travail en amont de la traduction, analyser le fichier, compter le nombre de mots, etc. »
« Je ne vois pas l’intérêt de passer par un.e intermédiaire qui se contente de recevoir la demande du client et de réaliser une simple relecture du texte cible, ce qui n’a pas vraiment de sens si l’on ne comprend pas le document source. Et encore, les agences ne prennent pas toujours le temps de relire en interne ou de faire appel à un.e relecteur.trice. Il serait ainsi plus pratique – et moins onéreux – pour un.e client.e final.e de faire directement appel à un.e prestataire freelance. »
« D’un autre côté, j’ai pu collaborer en particulier avec une agence dont la valeur ajoutée était indéniable : les chefs de projets de ce partenaire ne sont pas linguistes mais maîtrisent par exemple les outils de PAO sur le bout des doigts et se chargent de la mise en page des fichiers, ce qui me permet de me concentrer uniquement sur mon cœur de métier. »
« Il arrive en effet que des client.e.s demandent de reproduire un texte cible avec une mise en page donnée. C’est notamment le cas des articles scientifiques, sur lesquels j’ai l’habitude de travailler : c’est une prestation dont je peux m’occuper et que je facture car cela me prend du temps. Mais lorsqu’il s’agit de gros volumes et que la mise en page nécessite l’utilisation d’outils spécifiques, c’est appréciable que les équipes de mes agences partenaires s’en chargent à ma place. »
« A mon avis, un autre cas de figure pour lequel il y a une vraie valeur ajoutée, ce sont les agences spécialisées, qui possèdent une expertise en interne (langues rares, domaines de spécialisation…) et sont effectivement en mesure d’apporter quelque chose au projet. »
Lucie Laval, PDG de Contentactic : « A mon sens, deux gros points justifient qu’une agence prenne une commission sur un projet (sous forme d’un tarif plus bas), à savoir l’apport d’affaires et la prise de risque. Concernant le premier aspect, c’est l’agence qui ramène le client, qui s’occupe de la prospection, de la négociation, et de tout échange préalable au projet (échanges sur les tarifs, les devis, le brief…) : le prestataire indépendant peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier. »
« Pour ce qui est du deuxième point, c’est l’agence qui assume la responsabilité de livrer un travail qualitatif. Si le client est mécontent, il peut se retourner contre l’agence et cela peut nuire à l’image de la structure. Le prestataire freelance risque éventuellement que l’agence ne fasse plus appel à lui, mais n’a pas à se soucier de son image ou d’un potentiel litige, car il n’aura pas échangé directement avec le client ».
« Un autre aspect qu’il est important de soulever est le travail de gestion de projet : dès lors qu’une structure sérieuse engage sa responsabilité sur le travail du freelance, elle réalise un travail de cadrage en amont (brief, envoi des éléments, etc.), ainsi que de contrôle qualité (relecture…). C’est en effet risqué pour une agence d’envoyer un travail qui n’est pas relu et approuvé et nous procédons toujours à un travail de relecture chez Contentactic. »
« Le travail d’une agence n’est donc pas toujours visible aux yeux des freelances, mais il est là. C’est par exemple le cas des projets multilingues, où plusieurs prestataires travaillent sur un même document en plusieurs langues, chacun dans sa langue : les différent.e.s indépendant.e.s ne savent pas forcément que plusieurs freelances sont impliqué.e.s dans le projet, et que l’agence est en train d’assurer l’avancement du projet et le respect des deadlines, d’effectuer le contrôle qualité… C’est également le cas des appels d’offres qui nécessitent beaucoup de cadrage en amont et un suivi rigoureux. Evidemment, tout ceci est vrai pour les agences qui jouent vraiment le jeu, et je pense en particulier au travail sur les briefs, qui fait partie intégrante du travail de l’agence et est bien souvent insuffisant. »
Que peuvent faire les agences pour assurer une relation gagnant-gagnant avec les freelances ?
1. Établir une relation efficace et respectueuse
Lucie Vincent, traductrice indépendante : « Ce qui fait la différence à mon avis, c’est de pouvoir échanger avec des chefs de projet efficaces et réactifs, qui communiquent de façon claire et bienveillante – et selon moi, c’est l’agence qui donne le ton en ce sens. »
« Au-delà de ça, il est fondamental de trouver des agences sérieuses, qui pratiquent des tarifs corrects pour les freelances et qui partagent de façon claire toutes les informations nécessaires au bon déroulement du projet. »
Camille Papin, traductrice indépendante : « Je suis tout à fait d’accord. Les relations les plus efficaces sont celles que l’on instaure avec des chefs de projets qui répondent rapidement aux questions ou qui nous font des retours. C’est très précieux d’avoir des interlocuteurs qui par exemple nous préviennent que finalement une mission ne va pas se faire. Cela peut sembler relever du détail, mais cela permet aux freelances de mieux organiser leurs semaines et de savoir quels projets accepter ou décliner. »
« Les partenaires avec lesquels je collabore aujourd’hui, après avoir fait un tri au bout de quelques années d’expérience, ce sont des agences qui me proposent des tarifs corrects et qui me valorisent en tant qu’humaine. On identifie très vite les agences avec lesquelles on va avoir de bonnes relations : ce ne sont certainement pas les agences qui nous contactent tous les 6 mois le vendredi soir via des mails groupés commençant par « dear linguists… », mais les partenaires qui font l’effort de nouer une relation de travail. »
Katherine Mérignac, traductrice indépendante : « Je trouve également que l’aspect relationnel est fondamental. Je comprends que du côté de l’agence il faut placer les projets rapidement, mais au lieu de faire des envois de masse, il serait pertinent de cibler les prestataires. Personnellement, j’accepte ce genre de pratique pour les agences dans le domaine de la traduction médicale et clinique, car il s’agit d’un secteur qui me passionne. Toutefois, s’il s’agit d’un prospect que je ne connais pas dans un domaine qui ne m’intéresse pas, j’évite de répondre à ce type de mails. »
« Il faut que les indépendant.e.s n’aient pas l’impression d’être juste un nom dans une liste, mais qu’ils ou elles aient un véritable échange avec une autre personne. Ça fait plaisir de pouvoir discuter de vive voix avec les chefs de projets et d’autres interlocuteurs : souvent quand on reçoit un message, on a l’impression de se connaître, on se soucie vraiment de comment va la personne. Il ne s’agit pas uniquement d’un contrat, mais d’une vraie relation qui peut durer sur le long terme : pour moi c’est ça qui compte. »
Camille Papin, traductrice indépendante : « Par ailleurs, j’ai remarqué qu’aucune des agences que j’ai gardées comme client ne m’a proposé de réaliser un test. Ce sont souvent les gros groupes qui demandent d’effectuer des tests, alors que c’est plus rare pour les agences de plus petite taille, qui souhaitent instaurer de véritables collaborations, des relations beaucoup plus humaines et respectueuses des freelances. »
Annelise Jost, PDG d’Altica Traductions : « Nous rejoignons tout à fait les freelances interviewées sur le côté relationnel. Ce qui fait une collaboration réussie, selon nous, ce sont un règlement fiable à 30 jours, des retours réguliers sur les traductions de la part des agences, ainsi qu’une véritable relation de confiance et d’entraide. »
Lucie Laval, PDG de Contentactic : « Chez Contentactic, nous avons toujours eu à coeur de développer de jolies relations avec nos partenaires indépendants – déjà parce que c’est beaucoup plus sympa de connaître et d’apprécier les gens avec qui on travaille, parce que c’est également moins risqué, et parce que nous ne voulions pas tomber dans le cliché des agences qui n’investissent pas dans la collaboration avec leurs partenaires. Alors évidemment, ça prend plus de temps, mais on gagne en qualité et en bien-être au travail. Et ça permet de rencontrer plein de personnes talentueuses. »
2. Ne pas prendre systématiquement le parti du client
Camille Papin, traductrice indépendante : « Pour moi, une « bonne » agence c’est aussi une agence qui n’est pas systématiquement du côté du client : il y a bien sûr le client d’un côté et le prestataire de l’autre. Or, dans le cadre d’une collaboration agence-freelance, on a deux prestataires, l’entreprise et l’indépendant.e. Ces deux acteurs sont du même côté, car ils ont l’objectif commun de rendre un travail de qualité au client final. Les agences avec qui je collabore actuellement ne prennent pas le parti du client sans discernement et ne cherchent pas à baisser les tarifs au maximum pour satisfaire le commanditaire. »
« Un exemple parlant est la façon dont une agence se comporte lorsqu’un client a des questions ou des retours discutables après la livraison du projet. Il m’est arrivé de recevoir un mail de la part d’une cheffe de projet qui était navrée de devoir me transférer des retours client qu’elle-même trouvait hallucinants. Ce que j’ai apprécié c’est qu’elle m’a montré son soutien et n’a pas remis en question mon travail, ce qui se passe malheureusement avec nombre d’autres agences qui demandent tout simplement à leurs freelances de tout refaire, voire d’accepter un tarif plus bas que ce qui avait été validé « à titre de dédommagement ». »
« Il m’est également arrivé d’être contactée par une agence qui, pour des questions de budget client, me demandait la post-édition du chinois vers le français d’un document très technique, aux forts enjeux médicaux et juridiques. Souhaitant creuser la question, j’ai demandé que l’on me montre le contenu à post-éditer… et il va sans dire que pour un texte de cette nature, l’intelligence artificielle n’était pas une solution adaptée. »
« A mon avis, dans ces cas de figure, c’est le rôle de l’agence de sensibiliser le client et de lui expliquer quelle est la meilleure méthode pour traduire son contenu. Ce n’est pas au client de savoir que miser sur la post-édition et sur la prestation la moins chère pourrait poser des soucis importants sur le plan juridique, par exemple. Vouloir respecter à tout prix les tarifs et les budgets fixés par le client et proposer ainsi des prestations peu qualitatives est quelque chose qui me gêne d’un point de vue éthique, car c’est exactement ce type de pratiques qui encourage la production de mauvaises traductions. »
« Globalement, une bonne agence protège ses freelances quand c’est nécessaire et elle est prête à expliquer à ses clients en toute transparence les bonnes et les mauvaises pratiques de la traduction. »
3. Comprendre et anticiper les contraintes de chacun
Lucie Laval, PDG de Contentactic : « Il est fondamental dans ce contexte de bien analyser les besoins de chacun pour faciliter la collaboration, et de ne pas a priori considérer l’autre comme un « ennemi ». Je rejoins complètement Camille et Gaële sur ce point-là : les agences et les indépendants ont tout intérêt à travailler ensemble en bonne intelligence, car les deux parties ont l’objectif commun de faire du business et vont avoir fort à faire dans les prochaines années pour faire face aux évolutions du marché, en particulier avec la démocratisation de l’IA. Il est essentiel aujourd’hui de se serrer les coudes. »
« C’est pourquoi il nous paraît important que chaque “camp” fasse un pas vers l’autre. Ayant travaillé à mon compte pendant longtemps et collaboré avec des agences en tant qu’indépendante, puis en tant qu’agence, j’ai pu connaître certaines situations auxquelles les freelances peuvent se retrouver confrontés. Qu’est-ce qui est apprécié ? Ne pas être payé à 60 jours, ne pas être payé au rabais, avoir une vraie relation avec son contact au sein de l’agence, ne pas être pris de haut par les agences en question, ne pas avoir des deadlines excessivement serrées, avoir des briefs détaillés… Et il y aura forcément d’autres points auxquels je n’ai pas pensé et qu’il vaudra le coup d’approfondir, afin de proposer un partenariat qui soit vraiment intéressant pour tout le monde. »
Et réciproquement : quelles sont les attentes d’une agence par rapport à ses collaborateurs freelances ? Qu’est-ce qui fait que la collaboration se passe correctement ?
Annelise Jost, PDG d’Altica Traductions : « Nous attendons de nos freelances qu’ils travaillent de manière professionnelle, à savoir qu’ils nous offrent une prestation de qualité, qu’ils posent des questions et nous informent le plus rapidement possible de tous problèmes potentiels en amont ou en cours de projet. De cette manière, nous pouvons mieux gérer des situations qui pourraient s’avérer délicates. Rien de pire que quelqu’un qui ne nous dit rien et ne nous donne aucune nouvelle, ne livre pas et disparaît ! »
Lucie Laval, PDG de Contentactic : « Les agences ont principalement besoin d’être rassurées : elles apprécient que les freelances leur montrent leurs compétences, leurs réalisations, leurs certifications, car le niveau d’expertise peut être inégal ou différent d’un prestataire à l’autre (nous n’avons pas les mêmes expériences, ne maîtrisons pas les mêmes outils…). »
« Il faut aussi se défaire de l’idée (à mon avis contre-productive) que les agences veulent “se faire de l’argent sur le dos des freelances” car si les deux parties n’ont pas les mêmes difficultés, elles ont tout autant de problèmes à gérer. Pour ce qui est des agences, voici un échantillon des difficultés à gérer : prospecter, négocier, arriver à se faire une marge, communiquer, payer les charges inhérentes à ce type de structure (et je peux vous dire qu’il y en a !), recruter, manager, se faire payer par les clients, gérer la trésorerie… »
« C’est pour toutes ces raisons que les agences ont besoin de faire appel à des prestataires en qui elles peuvent avoir confiance, très rigoureux sur les deadlines (et je n’entends pas par là quelqu’un qui soit disposé à accepter des deadlines impossibles, ce qui est également contre productif…), compétents et transparents. Ce qui nous tient à cœur, c’est de développer de véritables relations avec nos partenaires et d’essayer de connaître leur histoire, leur parcours, les sujets sur lesquels ils ou elles se sentent plus à l’aise… C’est ainsi que nous parvenons à livrer les meilleurs résultats, et c’est plus fun, tout simplement. Et je rejoins par ailleurs l’avis des indépendant.e.s qui ont eu l’amabilité de prendre part à cet article : si vous avez vraiment l’impression qu’une agence vous traite de façon abusive, car cela arrive, n’hésitez pas à mettre fin à la collaboration. »
Prospection – Des fonctionnements et des besoins très différents ?
Lucie Laval, PDG de Contentactic : « Une agence a besoin de signer toujours plus de contrats pour faire travailler ses salariés et ses partenaires freelances et développer son activité, c’est pourquoi elle est toujours en train de prospecter. C’est évidemment le cas pour les deux parties, sauf qu’un freelance ne peut pas excéder sa propre capacité de travail, c’est-à-dire qu’une fois qu’il a des clients réguliers, il a comblé sa semaine et ne peut pas fournir plus. »
« Je ne suis pas en train de dire qu’un freelance n’a que rarement besoin de prospecter, tout dépend de la façon dont il ou elle a construit son activité, et je sais à quel point il peut être difficile de décrocher des contrats en tant qu’indépendant. Mais je réalise aussi depuis que j’ai créé l’agence en 2021 que dès lors que l’on souhaite embaucher et développer son activité, il faut tous les ans doubler ou tripler son chiffre d’affaires. Ce qui représente un sacré défi en soi. Et je ne parle pas de la lourdeur administrative, comptable et réglementaire, qui mériterait tout un chapitre à elle toute seule. Il y a donc des enjeux de prospection très différents des deux côtés. »
Ça arrive aux agences de manquer de freelances à placer sur leurs projets ? Si oui, comment y font-elles face (comment font-elles pour recruter des profils compétents) ?
Annelise Jost, PDG d’Altica Traductions : « Il nous arrive très rarement de manquer de freelances, à l’exception des projets qui nécessitent des combinaisons linguistiques un peu plus rares. Dans ces situations, nous faisons appel à notre réseau pour trouver des contacts fiables. Grâce à ces recommandations, nous sommes en mesure de trouver des profils compétents. »
Lucie Laval, PDG de Contentactic : « Pour ce qui est des langues de notre catalogue nous avons un bon nombre de contacts et notre activité en tant qu’organisme de formation nous permet d’avoir un vivier de freelances qui maîtrisent le SEO on-page et à qui l’on peut faire appel pour nos projets. Il peut nous arriver de ne pas avoir des contacts sur des langues plus rares, mais nous avons dans ce cas la même stratégie qu’Annelise et faisons appel à notre réseau. »
« En revanche, nous avons souvent besoin en SEO de profils “hybrides” de traducteurs-rédacteurs, qui soient en mesure de faire de la transcréation, voire de la rédaction (paragraphes, métadonnées…) directement dans la langue cible. Il est parfois difficile de trouver ces profils, en particulier sur des thématiques techniques, car de nombreux traducteurs ne font pas de rédaction et vice-versa. »
Quelques conseils pour les nouveaux freelances qui aimeraient travailler avec des agences
A la fin de la journée, nous avons tous besoin d’avoir gagné notre vie correctement, d’avoir le sentiment d’avoir fait du bon travail, et de nous sentir heureux dans notre métier, right? C’est pourquoi il est toujours précieux de découvrir les retours d’expérience et conseils de ses consoeurs et confrères ! Enjoy 😊
Camille Papin, traductrice indépendante : « Quand on démarre, le plus difficile est peut-être d’apprendre à faire le tri parmi les potentiels partenaires. Quand j’ai lancé mon activité en freelance, juste après mes études, mon premier réflexe a été de contacter les très grands groupes, car c’est la solution la plus simple et immédiate. »
« J’ai rempli des dizaines de formulaires de contact, passé quelques tests… j’ai pu réaliser quelques projets avec les rares structures qui sont revenues vers moi. J’ai vite réalisé que ces projets étaient très mal rétribués et j’ai ainsi décidé d’arrêter la collaboration avec ces agences. »
Lucie Vincent, traductrice indépendante : « Aux personnes qui se lancent en freelance, je dirais que l’essentiel est de faire preuve de réactivité : consultez régulièrement vos emails et répondez immédiatement aux demandes que vous recevez des agences. Si vous tardez à répondre, le projet sera rapidement proposé à un autre prestataire. »
« Répondez toujours à vos e-mails, même lorsque vous n’êtes pas disponible : les chefs de projet apprécient toujours de recevoir un retour, même s’il est négatif. Veillez à bien respecter les consignes de vos clients (glossaires, ressources, indications particulières), ainsi que les délais de livraison. Sur ce point, il est primordial d’apprendre à bien évaluer le temps dont on a besoin pour réaliser une traduction. Il vaut mieux négocier à l’avance la date de livraison, quitte à la faire décaler, plutôt que de livrer en retard. »
Katherine Mérignac, traductrice indépendante : « Je suis tout à fait d’accord. Pour moi, il faut sortir du lot : soyez réactif.ve, répondez toujours – si possible sous 30 minutes –, livrez à l’heure, et en général donnez envie à vos interlocuteurs de vous recontacter. N’hésitez pas à poser des questions si besoin, mais faites attention à ne pas harceler vos contacts non plus. Apprenez à comprendre non seulement vos besoins, mais aussi les besoins des autres. »
Camille Papin, traductrice indépendante : « Un excellent moyen de sortir du lot et de garantir que notre client reviendra vers nous, c’est de le sortir de l’impasse en acceptant un travail urgent, quitte à sacrifier sa soirée ou son weekend. C’est ce qui m’est arrivé avec deux ou trois des agences avec qui je travaille, qui après un premier projet ensemble m’ont gardée dans leur liste de contacts. Cela est beaucoup plus efficace que le démarchage à froid, par exemple, qui ne fonctionne que très rarement. »
« Ne perdez pas votre temps – comme je l’ai fait moi – à viser les très grosses structures. On entend souvent que ce type de collaborations nous apporte de l’expérience, mais je ne suis pas d’accord. Selon moi, la vraie expérience vient avec de beaux projets de traduction et de belles collaborations – que ce soit avec des agences ou avec des clients directs – qui nous permettent d’affiner nos domaines de spécialisation. »
« Je ne pense pas que ce soit bénéfique de réaliser des projets qui vont très vite – car les grands groupes vendent de la rapidité aussi – dans des domaines qui ne nous intéressent pas. Mon conseil serait de commencer bien sûr par contacter les agences, car elles ont du volume et c’est plus simple que de trouver des clients directs. Misez cependant plutôt sur les petites et les moyennes structures dans tous les pays francophones. »
« Optez également pour les agences spécialisées : personnellement j’ai visé les structures spécialisées en langues orientales (qui avaient plus souvent des missions en chinois et étaient familiarisées avec les enjeux liés à la langue), ainsi que les agences spécialisées en traduction scientifique. Identifiez les domaines qui vous intéressent le plus et dans lesquels vous réussissez le mieux : vouloir frapper à toutes les portes pourrait se révéler une perte de temps. »
« Je conseillerais aussi d’aller à la rencontre d’autres professionnels. Inscrivez-vous à la SFT ou à d’autres réseaux pour pouvoir profiter de formations et de conférences, rencontrer de nouvelles personnes et obtenir nombre de conseils, de contacts… Il faudrait d’ailleurs que les agences soient plus impliquées dans ce genre d’évènements : cela permettrait aux structures d’être mieux sensibilisées aux bonnes et aux mauvaises pratiques, et aux freelances de pouvoir échanger avec de potentiels partenaires prêts à instaurer un vrai dialogue avec eux. »
Quelques mots de conclusion
Nous voici arrivés au bout de ce très (très !) long article consacré à la relation agences-freelances… et nous espérons que vous en avez apprécié le contenu ! Le débat ne s’arrête pas là évidemment, ceci n’était qu’un prélude et de nombreuses questions restent en suspens… D’autant qu’après avoir soulevé les questions, il est toujours intéressant d’essayer de trouver des solutions.
C’est d’ailleurs ce que nous projetons de faire chez Contentactic, avec le lancement en 2024 d’une série de webinaires destinés aux freelances, au cours desquels nous souhaitons creuser ces questions et dessiner ensemble cette relation gagnant-gagnant, par le biais d’une charte de bonnes pratiques par exemple. On vous en reparle très prochainement ! D’ici là, n’hésitez pas à partager avec nous vos expériences et vos ressentis sur la question, nous sommes preneurs de vos avis ! Et à nous indiquer si cette idée de webinaires vous intéresse. A très bientôt pour la suite de ce débat !
